Accès à l’information

Accès aux documents et protection des renseignements personnels

Lobbyisme Québec est assimilé à un organisme public aux fins de l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c.A-2.1, article 3).

Toutefois, en tant que personne désignée par l’Assemblée nationale, le commissaire au lobbyisme et l’institution qu’il représente, Lobbyisme Québec, ne sont pas assujettis à l’obligation de diffuser dans le site Web, les documents ou renseignements accessibles en vertu de la Loi et précisés au Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels (article 16.1).

Malgré ce qui précède, compte tenu de l’importance que revêt la transparence et l’accès à l’information pour l’institution, Lobbyisme Québec a décidé de se doter d’une politique de diffusion reprenant, en les adaptant, l’essentiel des dispositions du règlement sur la diffusion.

Les demandes d’accès aux documents de Lobbyisme Québec doivent être adressées au responsable de l’accès à l’information :

M. Nicholas Frenette-Béland, directeur du Secrétariat corporatif et des affaires juridiques
Lobbyisme Québec
900, boulevard René-Lévesque Est, bureau 640
Québec (Québec) G1R 2B5

Faire une demande d’accès à l’information

Si vous avez besoin d’assistance pour compléter votre demande, vous pouvez nous joindre en composant le 418 643-1959 ou 1 866 281-4615, partout au Québec.

Si vous avez des commentaires ou des plaintes à formuler concernant la protection des renseignements personnels au sein de notre organisation, communiquez avec nous, notamment en utilisant le formulaire en ligne.

Les plaintes sont acheminées à une équipe dédiée, supervisée par la secrétaire générale. Cette équipe traite les plaintes en toute confidentialité dans un délai maximum de 20 jours.

Vous pouvez également formuler une plainte anonyme. Dans ce cas, aucun suivi ne pourra être effectué.

Pour obtenir des informations supplémentaires, nous vous invitons à consulter notre Politique de gestion des plaintes et des commentaires.

Enregistrement des appels et résumé des échanges avec notre personnel

Les appels entrants logés au centre d’appels de Lobbyisme Québec sont enregistrées automatiquement à des fins de formation et d’assurance de la qualité.

L’accès aux fichiers d’appels est limité au personnel impliqué dans l’assurance de la qualité du service à la clientèle et dans la formation.

Les fichiers sont conservés pendant une période de trois mois dans notre outil de gestion de relations avec la clientèle et, sauf dans certaines circonstances exceptionnelles, ils sont ensuite détruits.

Une personne qui ne souhaite pas l’enregistrement de son appel peut soumettre une demande de renseignements par écrit ou demander qu’un préposé du centre d’appels le contacte par téléphone.

Un résumé écrit des échanges de la clientèle avec notre personnel est conservé dans notre outil de gestion de relations avec la clientèle afin d’assurer la qualité de notre service et le suivi nécessaire à l’application de la Loi.

L’accès aux résumés est limité aux personnes dont les renseignements sont nécessaires dans le cadre de ses attributions.

Pour plus de renseignements concernant notre outil de gestion de relations avec la clientèle, veuillez consulter la fiche Zoho qui a été produite dans le cadre de l’inventaire de nos fichiers de renseignements personnels.

Une personne peut demander la rectification d’un renseignement personnel la concernant dans un fichier d’appel ou dans un résumé, si ce renseignement est inexact, incomplet ou équivoque, ou si celle-ci considère que sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi. Une telle demande se fait conformément à la section précédente.

Documents accessibles en vertu de la Politique de diffusion

1. La Politique de diffusion de l’information
2. L’organigramme de l’institution, qui contient aussi les noms et titres des membres du personnel de direction
3. Le plan de classification permet de mieux comprendre la structure des activités de l’organisation à partir de laquelle les documents ont été classés. Il n’a pas pour objectif de vous relier directement à un dossier ou à un document par un hyperlien. Il est simplement un outil de référence qui permet de valider si les documents recherchés font bien partie des activités de l’organisation
4. L’inventaire des fichiers sur support numérique contient des informations sur des personnes physiques permettant de les identifier. Ils sont utilisés dans le cadre du mandat de Lobbyisme Québec :
  - Comité des sages (candidats)
  - Concours de rédaction
  - CRM (Customer Relationship Management) Gestion de la relation client
  - Formation des juristes
  - Dossiers personnels des employés
  - Infolettre
5. Le registre de communication de renseignements personnels contenant des détails sur les renseignements personnels qui ont été communiqués ou sur les ententes d’échanges de renseignements personnels qui ont été conclus par Lobbyisme Québec et dont la divulgation est obligatoire en vertu de l’article 67.3 de la Loi sur l’accès (*Aucun renseignement ne figure au registre actuellement)
6. Les études, les rapports de recherches ou de statistiques produits par Lobbyisme Québec ou pour son compte et dont la diffusion présente un intérêt pour l’information du public
7. Les documents transmis dans le cadre d’une demande d’accès, au cours des dix dernières années, dont la diffusion présente un intérêt pour l’information du public :
8. La liste des contrats conclus et des engagements financiers de 25 000 $ et plus de Lobbyisme Québec
9. La divulgation des dépenses
10. La description des services que Lobbyisme Québec offre et des programmes qu’il met en œuvre ainsi que les formulaires qui s’y rattachent (Paragraphe (1) de l’article 2.2 de la Politique)
11. Les lois, les règlements, les codes de déontologie ou d’éthique, les directives, les politiques et autres documents de même nature servant à la prise de décision concernant les droits des administrés, que Lobbyisme Québec est chargé d’appliquer (Paragraphe (2) de l’article 2.2 de la Politique)
12. Les documents produits par Lobbyisme Québec et déposés devant l’Assemblée nationale ou l’une de ses commissions ou sous-commissions (Paragraphe (3) de l’article 2.2 de la Politique)

Autres documents d’intérêt

Registre des dons, marques d’hospitalité ou avantages reçus par Lobbyisme Québec ou un membre de son personnel
Calendrier de conservation des documents
L’index alphabétique s’avère utile pour la recherche dans le plan de classification et le calendrier de conservation. En plus de présenter la liste des titres, des rubriques et des sous-rubriques sous forme alphabétique, il propose des termes associés et complémentaires qui sont généralement contenus dans les descriptions de ces rubriques.